Feature image

Så blev Waynes Coffee digitala

april 8, 2021 by Ines Santos

Kassasystem, personalplanering och redovisningssystem i en och samma digitala lösning – detta är numera verklighet för Waynes Coffee. Vi har pratat med Sebastian Falck, vice VD på Waynes, som berättar om deras digitaliseringsresa och hur Leeroy har underlättat det till synes krångliga arbetet med att byta affärssystem i verksamheten.

Redan innan Sebastian började jobba på Waynes så var arbetet igång med att leta efter ett Point Of Sales-system. Processen hade lett fram till en shortlist med några få leverantörer som Sebastian avtalade möte med, Leeroy var en av dem.

– Vi pratade med Leeroy och det kändes tryggt. De hade en kompetent lösning som jag trodde på, och de hade även tänkt på alla kringdelar som jag ibland upplever att andra inte gör – hur kassasystemet ska kunna integrera med andra system till exempel.

Det blev en match, och ett år senare så hade lösningen rullats ut. Under samma period tittade de även på den övriga digitala resan och hur franchisetagarna hade det. Mycket av administrationen visade sig fortfarande göras manuellt, men i och med den nya kassalösningen så såg man en möjlighet att digitalisera andra områden i verksamheten.

Fler digitala möjligheter

– Vi tittade på redovisningssystem och pratade med franchisetagarna om att vi behövde en lösning mellan redovisningsbolaget och kassan. Detta för att möjliggöra att försäljningen skjuts rakt in i redovisningssystemet vilket i sin tur sänker kostnader för våra franchisetagare. Då hittade vi Slip redovisning, berättar Sebastian.

Personalplaneringssystem var ytterligare en del som Sebastian såg potential i att kunna uppdatera genom digitalisering. Han hittade det företag han sökte och satte sig ner tillsammans med alla tre parter – Leeroy, Slip och Personalkollen.

–  Vi konstaterade ganska snabbt att vi kunde göra nåt riktigt bra tillsammans, och mycket riktigt så lyckades vi digitalisera hela resan från försäljning till redovisning, från lön till återrapportering.

En pågående resa

Digitaliseringsresan är fortfarande färsk, och i allra högsta grad pågående – trots det så har man redan lycktas få med sig en tredjedel av alla befintliga franchisetagare på tåget.

– En del av vår målsättning nu är att alla nya Waynes-kaféer ska integrera Leeroy och övriga system redan från början. Alla kaféer har kassasystemet men tanken är att hela paketet ska användas.

I början av 2020 lanserades även en app via Leeroy, men pandemin kom att sätta lite käppar i hjulen som för alla i restaurangbranschen, och därför är en re-lansering av densamma snart på gång.

– Nu har vi alla verktygen på plats för att kunna nå ett av våra huvudmål – nämligen att öka den digitala försäljningen.

– Mitt tips till alla som funderar på att byta system är att välja en aktör som Leeroy. Många av de stora jättarna har en jättebra produkt men som är tungrodd att implementera. Därför blir det ett tryggt val med Leeroy då de alltid lyssnar in och gör sitt yttersta för att uppfylla behovet man har, avslutar Sebastian.

Ines Santos avatar

Ines Santos, Insights manager